Подтверждение расходов необходимо для налоговой отчетности, возмещения затрат или ведения бухгалтерии. Рассмотрим основные способы документального подтверждения различных видов расходов.
Содержание
Виды подтверждающих документов
Основные документы
- Кассовые чеки и товарные чеки
- Бланки строгой отчетности (БСО)
- Товарные накладные (ТОРГ-12)
- Акты выполненных работ или оказанных услуг
Дополнительные документы
| Тип расхода | Подтверждающий документ |
| Командировочные | Билеты, гостиничные счета, суточные расчеты |
| Представительские | Программы мероприятий, списки участников |
Требования к документам
Обязательные реквизиты
- Наименование документа и дата составления
- Наименование организации или ИП
- ИНН продавца
- Перечень товаров или услуг
- Сумма платежа
Особенности электронных документов
- Электронные чеки должны содержать QR-код
- ЭЦП для электронных накладных и актов
- Возможность проверить документ через оператора фискальных данных
Процедура подтверждения расходов
| Этап | Действия |
| Сбор документов | Систематизация по датам и категориям |
| Проверка | Соответствие реквизитов, читаемость |
| Оформление | Подшивка в дело, сканирование |
Частные случаи подтверждения
При отсутствии чека
- Показания свидетелей (для физлиц)
- Выписка с банковского счета
- Заявление о потере чека с пояснением
Для ИП и организаций
- Оформление авансового отчета
- Приказ о направлении в командировку
- Смета расходов для представительских целей
Важно:
Документы, подтверждающие расходы, должны храниться в течение установленного законом срока (обычно не менее 4 лет для налоговых целей).
